Kibar Rica ve Yanıt

Çalışma arkadaşından dosya veya destek rica ederken saygılı iş birliğini resmeder.

Ofis rutinleri, kullanılan eşyalar ve takvim bilgisi yeni bir ricaya bağlamı verir. Bir çalışma arkadaşına Send me the file. demekle Could you send me the file? demek aynı etkiyi yaratır mı? Bu kartta, farklı ofis durumlarına uygun İngilizce ricayı kurup yanıt seçeneklerini iletişim amacına göre karşılaştırabileceksin.

Rica biçimi, ilişki ve işin aciliyeti

Aynı isteği farklı biçimlerde kurabilirsin. Open the window. doğrudan bir talimattır. Ekip arkadaşına yöneticinin talimatını iletirken uygun olabilir. Ancak küçük bir iyilik isterken fazla buyurgan duyulabilir. Can you open the window? ve Could you open the window? ise isteği soru biçimine taşır. Böylece karşı tarafa yanıt verme alanı bırakır.

• Can you + fiil? Günlük ve kısa bir rica için kullanılır. Örneğin, Can you check this slide?
• Could you + fiil? Daha ölçülü bir rica sunar. Örneğin, Could you send me the agenda?

Buradaki fiil, kalıbın ardından yalın biçimde gelir: Could you check... Doğal olmayan Could you to check...? kullanımında fazladan to eklenir. Rica ne kadar nazik olursa olsun, gereken işi açıkça belirtmek önemlidir. Sadece Could you help me? demek, yardımın ne olduğunu açıklamaz.

Aynı rica, farklı ofis bağlamları

Aşağıdaki konuşmalarda isteğin biçimi ve yanıtın uygunluğu birlikte görülür.

Yanıtın isteğe uyması

Uygun yanıt, rica edilen eylemle ve kişinin o anki durumuyla tutarlı olmalıdır. Sure. I can check it now. slaytı kontrol etme isteğini kabul eder ve ne zaman yapılacağını belirtir. I’m afraid I can’t right now. ise yazıcı meşgul olduğu için anlık olarak yerine getirilemeyen ricaya açık bir yanıt verir. Yanıtın sadece nazik olması yeterli değildir. Ricaya gerçekten cevap vermesi gerekir.

Bir seçenek ricayı kabul ediyor gibi görünse de işi belirsiz bırakabilir. Örneğin, Maybe later. ne zaman yapılacağını söylemez. İş akışını sürdürmek için net zaman bilgisi gerekiyorsa, zaman içeren yanıtı seç. Buna karşılık, acil olmayan küçük bir istekte kısa bir Sure. yeterli olabilir.

Bir ekip arkadaşından taslağa bakmasını, bir belgenin gönderilmesini ya da ofiste küçük bir iş yapılmasını isterken önce isteğin ne kadar doğrudan olması gerektiğini seç. Ardından yanıt seçenekleri arasından hem ricayı karşılayanı hem de gerçek durumu doğru anlatanı belirle. Bir sonraki örnekte please ifadesinin bu kalıplardaki yerine odaklan.

• Küçük bir ofis iyiliğinde emir biçimi her zaman en uygun seçimdir. Emir biçimi doğrudan duyulabilir. Gündelik bir iyilik isterken soru biçimli rica daha ölçülü olabilir.
• Bir ekip arkadaşından taslağı incelemesini nazikçe nasıl istersin? Soru biçimi isteği açıkça belirtir ve emir gibi duyulmasını önler.
• Şu ricada boşluğa hangi sözcük gelir: ___ you send the revised agenda? Could you + fiil? iş ortamında ölçülü bir rica kurar. Ardından fiilin yalın biçimi gelir.

Can you -> Could you please -> Would you mind diplomatik kademelerini görselleştirir.

Rutinler, ofis eşyaları ve takvim bilgisi isteğin ne zaman ve hangi iş amacıyla yapıldığını belirler. Şimdi aynı isteğin kulağa doğal gelmesi için please sözcüğünün yerini seç.

Rica içinde “please” konumu

A Quick Request Before the Meeting

Maya is preparing a meeting room before a client call. She needs Alex to move a folder from the printer to the conference table. She says, “Could you move the folder to the table, please?” Alex replies, “Certainly. I’ll take it there now.” A moment later, Maya asks, “Please keep the room free for ten minutes.”

Please, ricanın başında veya sonunda bulunabilir. Önemli olan onu otomatik olarak her cümlenin başına eklemek değil, isteğin amacına uygun bir konuma yerleştirmektir. Bir toplantı öncesi rica, kısa ve açık olmalı. Sözcüğün yeri de cümlenin akışını bozmak yerine isteğe eşlik etmelidir.

1. Önce işin ne olduğunu belirle. Klasörü taşımak mı, dosyayı yazdırmak mı, odayı boş tutmak mı istiyorsun? Rica kalıbını seçmeden önce eylemi ve gerekli nesneyi netleştir.
2. Sonra sözcüğün yerini seç. Tam bir soru biçimindeki ricada please çoğu zaman cümlenin sonunda doğal biçimde durur: Could you move the folder to the table, please? Daha kısa bir rica cümlesinde başta da kullanılabilir: Please move the folder to the table.
3. Son olarak yanıtı isteğin amacıyla eşleştir. İş arkadaşın işi kabul ediyorsa, yalnızca genel bir nezaket sözü değil, yapacağını belirten yanıt daha kullanışlıdır: Certainly. I’ll move it now. Böylece talep eden kişi işin yapılacağını anlar.

Bu iki örnekte temel iş aynı: klasörü taşımak. Değişen şey cümlenin kuruluşudur. Soru biçimi, karşı tarafa yanıt verme alanı bırakır. Başta kullanılan please ise doğrudan bir rica cümlesine eşlik eder. Her iki biçimde de eylem ve nesne açık kalır. Nezaket ifadesi eksik bilgiyi tamamlamaz.

Aynı isteği üç ofis durumunda kurma

İlk rica bir soru yapısındadır ve please sonda durur. İkinci rica doğrudan cümledir ve sözcük başta yer alır. Üçüncü ricanın sonundaki please, zaman sınırını değiştirmez. “ten minutes” bilgisi süreyi açıkça belirtir. Yanıtların her biri de talebe özgü bir sonraki adımı söyler: gündemi göndermek, raporu bırakmak veya ekibe haber vermek.

Örnek ve yakın uygulama

Bir çalışma arkadaşından toplantı gündemini paylaşmasını istiyorsun. Önce eylemi belirle: paylaşmak. Sonra nesneyi ekle: gündem. Son olarak soruyu kur ve please sözcüğünü sona yerleştir: Could you share the agenda, please? İş arkadaşının Of course. I’ll send it now. yanıtı, hem kabulü hem de hemen atacağı adımı bildirir. Burada yanıtın işe yararlılığı, yalnızca olumlu olmasından değil, gönderme eylemini açık etmesinden gelir.

Yakın bir durumda isteğin amacı aynıdır, nesne değişir: ekip arkadaşından toplantı notlarını paylaşmasını istiyorsun. Aynı yapıyı kullan: Could you share the meeting notes, please? Uygun bir yanıt şöyle olabilir: Certainly. I’ll email them this afternoon. Bu yanıt, notları göndereceğini ve yaklaşık ne zaman göndereceğini açıklar. Talep eden kişi açısından bu bilgi, işin takibini kolaylaştırır.

Bu nedenle ofiste bir rica kurarken eylemi, nesneyi ve gerekiyorsa zaman ya da yer bilgisini tamamla. Ardından please sözcüğünü cümlenin doğal akışına yerleştir. Karşı tarafın yanıtını seçerken de iletişim amacını kontrol et: yalnızca kabul mü gerekiyor, yoksa yapılacak işin ayrıntısı da mı önemli?

• Please reserve the small meeting room. cümlesinde rica açıktır. Eylem olan ayırma ve nesne olan toplantı odası açıkça belirtilmiştir.
• Bir ekip arkadaşından toplantı notlarını paylaşmasını hangi yanıt en açık biçimde belirtir? Bu yanıt kabulün yanında yapılacak işi ve zamanını da belirtir.
• Rica cümlesinin sonunda kullan: Could you print the invoice, ___? Soru biçimindeki bu iş ricasında please cümlenin sonunda doğal bir nezaket ifadesi oluşturur.

Günlük rutinler, ofis terimleri ve takvim bilgisi isteğin nedenini ve zamanını belirler. Şimdi yanıtın gerçekten kabul mü, ret mi, yoksa sınırlı bir kabul mü olduğunu ayırt etmek gerekir.

Yanıtın işlevini ayırt etme

Kibar bir rica, karşı tarafa karar alanı bırakır. Yanıt da yalnızca sıcak veya nazik duyulmakla kalmamalı, isteğin yapılacağını mı, yapılamayacağını mı, yoksa başka bir zamanda mı yapılabileceğini anlaşılır kılmalıdır. Bu nedenle yanıtın tonunu tek başına değil, verdiği bilgiyi de değerlendir.

Örneğin, rica sahibi bir dosyanın incelenmesini istiyor. Sure! olumlu bir izlenim verir, ancak neyin ne zaman yapılacağını söylemez. Sure, I’ll review the file this morning. ise kabulü ve zaman bilgisini birlikte verir. İş arkadaşının plan yapabilmesi için ikinci yanıt daha kullanışlıdır.

Bu karşılaştırmada kibar rica kalıpları ile uygun rica yanıtları birbirini tamamlar: nazik bir rica, yanıtın içeriğini otomatik olarak belirlemez. Rica dolaylı kurulsa bile yanıtın işlevi açık kalmalıdır. Benzer biçimde, Thank you. gibi bir teşekkür tek başına kabul anlamına gelmez. Rica sahibi bunu kabul sayarsa görev sahipsiz kalabilir.

İsteği yanıta bağlayan örnek

Bir ekip arkadaşı, toplantı öncesinde kısa bir rapor incelemesi istiyor. Rica şu biçimde kurulmuş olsun: Could you review the client summary before noon? Yanıtı seçerken her adımda, karşı tarafın bu bilgiyle ne anlayacağını kontrol et.

1. İstenen işi belirle. Buradaki eylem raporu incelemektir. Yanıt yalnızca kişinin meşgul olup olmadığını değil, bu işi yapıp yapamayacağını göstermelidir. Bu yüzden I’m busy. tek başına yeterli değildir. Meşguliyet, rica sahibine kabul ya da ret kararını bildirmez.

2. Zaman sınırını dikkate al. Rica öğleden önce için yöneltilmiştir. Yes, I can review it. kabul bildirir, ancak zaman sınırına uyulacağını açıkça söylemez. Bu bir ret değildir. Yine de zaman bakımından eksik kalır. En sık karışıklık, olumlu bir yanıtın her ayrıntıyı kabul ettiği varsayımıdır. Kabulü, görevin ve zamanın ikisini de kapsayıp kapsamadığına göre değerlendir.

3. Gerçek durumu seç. Çalışan incelemeyi öğle öncesi yapabiliyorsa Yes, I can review it before noon. diyebilir. Bu yanıt rica edilen işi ve süreyi birlikte karşılar. Ancak kişi bunu yapamayacaksa aynı ifadeyi kullanmamalıdır. Nazik görünmek için gerçekçi olmayan bir söz vermek sonraki iş planını bozar.

4. Yapılamayan kısmı sınırla ve seçenek sun. Çalışan sabah başka bir teslim işiyle meşgulse, I’m afraid I can’t review it before noon, but I can do it by two. diyebilir. Bu, tüm yardımı reddetmek yerine yalnızca istenen zamanı reddeder ve uygulanabilir bir seçenek sunar. İki yeni zamanı aynı anda önermek gerekmez. Bir gerçekçi alternatif, yanıtı anlaşılır tutar.

Yanıt örneklerinin karşılaştırması

Reddetme her zaman bütün isteği reddetmek değildir. Bazen yalnızca zaman, kapsam veya mevcut imkân uygun değildir. Bu ayrımı açıkça söylemek, karşı tarafın yanıtı yanlışlıkla tam kabul saymasını önler. Alternatif sunmak da zorunlu değildir. Uygun bir seçenek gerçekten yoksa varmış gibi önermek yerine sınırı net bildirmek daha doğru olur.

Kısa yanıt kalıbı

available sözcüğü, belirli bir zamanda müsait olmayı anlatır. I’m available after two. örneğinde saat bilgisi, önerilen alternatifin ne zaman mümkün olduğunu açıklar.

convenient

uygun, elverişli

Yanıtı değerlendirirken

Bir ofis ricasına verilecek yanıtı sınıflandırırken üç noktayı karşılaştır: istenen iş, istenen zaman ve yanıtın sunduğu taahhüt. Açık kabul, bu unsurları mümkün olduğunca eşleştirir. Ret, yapılamayan kısmı belirtir. Alternatifli ret, sınırı korurken başka bir olasılığı gösterir. I’ll try. gibi ifadeleri kesin kabul olarak yorumlama. Çaba niyeti ile tamamlanacağı belli olan bir görev aynı şey değildir.

• I’ll try. ifadesi, görevin kesin tamamlanacağını bildirir. Doğru mu? Bu ifade çaba gösterme niyetini anlatır, fakat tamamlanma sözü veya zaman bilgisi vermez.
• Bir ekip arkadaşından notları göndermesi isteniyor. Hangi yanıt açık bir kabul bildirir? Bu yanıt hem işi kabul eder hem de tamamlanacağı zamanı belirtir. Diğer seçenekler kabulü netleştirmez.
• Saat dört mümkünse, alternatifi bildirmek için I’m available ___ four. ifadesini tamamla. After four, saat dörtten sonraki uygun zamanı belirtir ve gerçekçi bir alternatif sunar.

Bir ofis isteğini değerlendirirken rutin, kullanılan eşya ve takvim bilgisini yalnızca arka plan olarak değil, isteğin ne kadar doğrudan kurulacağını belirleyen ipuçları olarak kullan.

Bağlamı okuyup rica kurma

Aynı işi istemek, her durumda aynı cümleyi kullanmayı gerektirmez. Kiminle konuştuğun, isteğin ne kadar acil olduğu ve karşı tarafın iş yükü, seçtiğin ifadenin uygunluğunu değiştirir. Amaç, isteği belirsizleştirmek değil, açıkça söyleyip karşı tarafın durumuna saygı göstermektir.

Üç işaret üzerinden karar ver:

• İlişki: Yakın çalıştığın bir ekip arkadaşıyla konuşman, ilk kez birlikte çalıştığın bir yöneticiyle konuşmandan farklı olabilir.
• Zaman: İş hemen gerekiyorsa bunu saklama. Aciliyet, tek başına buyurgan konuşmayı haklı çıkarmaz.
• Yük: İstek karşı tarafın mevcut işini kesebilir veya ek zaman gerektirebilir. Bu durumda uygunluk ya da zamanlama sormak, talebi daha işbirlikçi kılar.

Mesela ekip arkadaşından bir sunum dosyasını toplantıdan önce açmasını istiyorsun. Kişi yanında ve dosyayı bulması kolay görünüyorsa kısa, nazik bir rica yeterli olabilir: Could you open the presentation file? Kişinin başka bir işi olduğunu biliyorsan zamanlama payı tanı: Could you open the presentation file when you have a moment? İstek toplantı başlamadan yerine gelmeli, fakat kişi başka bir işle meşgulse önce uygunluğunu öğren: Would you be able to open the presentation file before the meeting?

Bu üç cümle aynı işi ister, ancak aynı koşulu varsaymaz. Son cümle, kişinin bunu yapıp yapamayacağını sorarak sınırlı zaman olasılığını hesaba katar. Kibar rica kalıpları bir süs listesi değildir. Bağlamla birlikte seçilir. Sırf daha dolaylı duyulduğu için en uzun kalıbı seçmek de her zaman en iyi karar değildir. Acil bir ihtiyacı gereğinden fazla yumuşatmak, zaman beklentisini anlaşılmaz bırakabilir.

Yanıtın neyi mümkün kıldığını tart

Uygun yanıtı seçerken yalnızca nazik duyulmasına değil, isteğin amacını karşılayıp karşılamadığına bak. Açık bir kabul, işin yapılacağını bildirir. Koşullu bir yanıt ise kişinin hangi zamanda veya hangi sınırla yardımcı olabileceğini açıklar. İstek yerine getirilemiyorsa, başka bir zaman ya da uygulanabilir bir seçenek sunmak konuşmayı ilerletebilir.

Örneğin bir ekip arkadaşı, toplantı odasındaki ekranı açmanı rica etti. Sen kısa süre içinde başka bir görüşmeye hazırlanıyorsun. Sure, I can do that now. ancak bunu gerçekten hemen yapabiliyorsan uygundur. İşini bitirince yapabileceksen I can do that after my call. daha doğru bilgi verir. Şu anda yapamıyor, fakat başka bir çözüm biliyorsan I can’t do that now, but Sam can help. isteği reddederken alternatif sunar.

Yanıtın, rica sahibinin plan yapmasına yetecek kadar bilgi vermesi gerekir. Maybe. tek başına belirsizdir. Rica sahibi işin yapılıp yapılmayacağını ya da ne zaman yapılacağını çıkaramaz. Öte yandan kısa bir yanıt, bağlam açıksa yetersiz sayılmaz. İstek çok basitse Of course. yeterli olabilir. Uygun rica yanıtları, konuşmanın amacına hizmet eder: kabulü, sınırı veya mümkün olan alternatifi anlaşılır kılar.

Üç ofis durumunda karar

Tablodaki en uzun rica otomatik olarak en kibar, en kısa rica da otomatik olarak en kaba seçenek değildir. Her satırda asıl ölçüt, ifadenin gerçek ihtiyacı ve koşulları doğru aktarmasıdır. Özellikle bugün içinde tamamlanması gereken bir işte, zamanı belirtmek karşı tarafın yanıtını da daha kullanışlı hâle getirir. Karşı taraf I can arrange it after lunch. derse, yanıt işi kabul eder ama zamanı sınırlar. Bu yanıtı koşulsuz kabul gibi yorumlama. Planını belirtilen saate göre değerlendir.

Diyalogdaki seçimi incele…