Görev ve Talimat

Toplantıda bir yönergeyi açıklığa kavuşturmayı öğrendin. Şimdi açıklanan adımları uygulama sırasına dikkat et.

Takım üyelerine görev devrederken profesyonel üslup

Bir öğrenci dosyasını yanlış sırayla düzenlerse, talimatların hepsini yapmış olsa bile görev tamamlanmış sayılır mı?

A File for the Seminar

Mia receives a short task from her tutor: prepare a file for a seminar. First, open the shared document and read the instructions. Next, add the seminar title and save the file. Before sending it, check that the title is correct. Finally, send the file to the tutor and write a short message to say the task is complete.

Bu derste İngilizce bir görev talimatındaki eylemleri ve sıralama ifadelerini belirleyerek adımları doğru sıraya koyabileceksin.

Eylem sözcükleri adımı gösterir

Talimatı okurken önce yapılması istenen işi belirten fiilleri bul. Öyküde open, read, add, save, check ve send Mia’nın yapacağı eylemleri gösterir. Bunları sırayla listelemek, uzun yönergeyi uygulanabilir küçük adımlara dönüştürür.

Bir cümlede eylem dışında bilgi de bulunabilir. Add the seminar title and save the file. cümlesinde iki eylem vardır: başlığı eklemek ve dosyayı kaydetmek. “Seminer başlığı” ne ekleneceğini, “dosya” ise neyin kaydedileceğini belirtir. Eylemleri nesnelerinden ayırmak, adımları eksik veya yanlış anlamayı önler.

Sıra ve doğrulama

First, next ve finally gibi ifadeler, talimattaki adımların hangi sırada yapılacağını gösterir. Mia önce belgeyi açıp okur, sonra başlığı ekleyip kaydeder, en son dosyayı gönderir. Bu sırayı değiştirmek, yapılmamış bir işe bağlı olan sonraki adımı erkenden yapmaya yol açabilir.

Bir adımı uygulamadan önce onu kendi sözlerinle kısa biçimde özetle. Örneğin Before sending it, check that the title is correct. ifadesini “Göndermeden önce başlığı kontrol et” diye özetleyebilirsin. Böylece eylemi, kontrol edilecek bilgiyi ve bu kontrolün ne zaman yapılacağını birlikte doğrularsın. Bu, yeni bir talimat istemek değil, mevcut adımın doğru anlaşıldığını kontrol etmektir.

Tamamlandığını bildirmek

Görevi bitirmek ile bittiğini bildirmek farklı işlerdir. Mia dosyayı gönderir, ardından öğretmenine görevin tamamlandığını söyleyen kısa bir mesaj yazar. Böyle bir bildirim, karşı tarafın beklenen işin yapıldığını anlamasını sağlar. Ancak bildirim, talimattaki bir adımın yerini tutmaz: dosya hâlâ gönderilmediyse yalnızca “bitti” demek görevi tamamlamaz.

check

kontrol etmek

• Save the report, then check its title. cümlesinde kontrol önce yapılır. Doğru mu? Then, kaydetme eyleminden sonraki adımı gösterir. Başlık kaydetmeden sonra kontrol edilir.
• Hangi seçenek eylemi ve nesnesini doğru ayırır? Attach yapılacak işi, the form ise bu işin nesnesini belirtir.
• Dosyayı gönderdikten sonra tamamlandığını bildirmek için uygun fiil hangisidir? Report veya inform, tamamlanma bilgisini karşı tarafa iletir. save ve open dosya eylemleridir.

Bir toplantıdaki belirsiz noktayı önceden netleştirdiğinde, artık talimatın hangi eylemi hangi sırada istediğini izleyebilirsin.

Sıralama ifadeleri adımların yerini gösterir

Bir görev yönergesinde eylem sözcüğü yapılacak işi, sıralama ifadesi ise o işin ne zaman yapılacağını gösterir. Örneğin read bir eylemdir. first ise bu eylemin ilk adım olduğunu belirtir. İkisini birlikte okumak, yalnızca ne yapacağını değil, ne zaman yapacağını da anlamanı sağlar.

• First ilk adımı belirtir.
• Next sıradaki adıma geçildiğini gösterir.
• Then bir sonraki işi bildirir.
• Finally son adımı işaretler.

Bu ifadeler her yönergede aynı biçimde ve aynı sayıda görünmeyebilir. Önemli olan, sırayı gösteren sözcüğü tek başına ezberlemek değil, hangi eylemi yönettiğini bulmaktır. Örneğin Then, check your notes cümlesinde then, notları kontrol etme işinin başka bir adımdan sonra geldiğini anlatır. Hangi adımdan sonra geldiğini anlamak için önceki cümleyi de okumalısın.

Talimatı adım adım izle

Bir ders toplantısında not alma talimatını düşün. Yönerge şöyle olsun:

Mina, talimatı kendi sözleriyle özetleyerek üç eylemi sıraya koyuyor. Bu kısa tekrar, yönergedeki sıralama ifadeleriyle yapılacak işleri eşleştirmeye yardım eder. Uygularken şu yolu izle:

1. Her cümlede eylemi bul. Örnekte eylemler write, add ve check.
2. Eylemin önündeki sıralama ifadesini belirle. First yazmayı, Next eklemeyi, Finally kontrol etmeyi konumlandırıyor.
3. Adımları bu işaretlere göre sıraya koy. Önce ana noktalar yazılır, ardından örnek eklenir, en sonda iki bölümün bulunup bulunmadığı kontrol edilir.
4. Sırayı kendi cümlenle özetle. Özetinde her eylemin yönergedeki karşılığını koru.

Çözümlü örnek

Yönerge: First, read the short text. Then, write two notes. Finally, check your notes.

İlk eylem read ve onu first başlatıyor. İkinci eylem write, then ile ilk işten sonraya yerleşiyor. Son eylem check, finally ile sona geliyor. Dolayısıyla doğru özet, metni okumak, iki not yazmak ve notları kontrol etmektir.

Benzer örnek

Yönerge: First, listen to the short report. Then, write two key points. Finally, check your notes.

Burada da üç eylemi sıralama ifadeleriyle eşleştir. Listen ilk, write ikinci, check son adımdır. Özet şöyle olur: kısa raporu dinle, iki önemli nokta yaz ve notlarını kontrol et. Eylemler değişse de sıralama ifadelerinin görevi değişmez.

Adımları doğrula ve işi bildir

Bir adımın tamamlandığını söylemek, sıranın doğru olduğunu tek başına kanıtlamaz. Her işi yönergedeki eylem ve istenen sonuçla karşılaştır. Örneğin talimat write two key points diyorsa, yalnızca not yazmış olmak yeterli değildir. Iki önemli nokta yazılmış olmalıdır. Böylece eylemi ve tamamlanma ölçütünü birlikte kontrol edersin.

İş bittiğinde kısa bir bildirim, hangi yönergeyi tamamladığını açıkça belirtir: I listened to the report, wrote two key points, and checked my notes. Bu cümle yapılan işleri sırasıyla bildirir. Henüz yapılmamış bir adımı tamamlanmış gibi söyleme. Ayrıca yalnızca I finished demek, hangi işin bittiğini açıklamadığı için daha az bilgi verir.

İşe başlamadan önce yönergeyi kısa bir eylem dizisine dönüştür. İş sırasında her eylemin ilgili sıralama ifadesine uyup uymadığını izle. Bitirirken yapılanları aynı sırada özetle. Bu özet hem adımları doğrulamayı hem de işin tamamlandığını açıkça bildirmeyi sağlar.

• The word 'first' always indicates the final step in a task. 'First' indicates the starting point, while 'finally' denotes the completion.
• Which phrase best indicates the next action in a sequence? 'Next' directly follows the current step to indicate the following action.
• If a task has three steps, the last one is typically introduced by ___. 'Finally' is standard for marking the last step of a series of actions.
• Next sözcüğü tek başına son adımı gösterir. Doğru mu? Next sıradaki adıma geçildiğini bildirir. Son adımı çoğunlukla finally gösterir.
• Bu yönergede eylemlerin doğru sırası hangisidir? First, open the notes. Then, add a title. Finally, check the title. First, then ve finally eylemleri açma, başlık ekleme ve kontrol etme sırasına yerleştirir.

Önceden netleştirilen bir yönerge, uygulama sırasında adımların sırasını güvenle izlemeni sağlar.

Görev delege etme, önceliklendirme ve takip kalıpları

Eylem sırası ile teslim sonucu

Dosya tesliminde doğru eylemleri yapmak tek başına yeterli değildir. Yönerge bu eylemleri belirli bir sıraya koyuyorsa, aynı eylemleri farklı sırada yapmak görevi aksatabilir. Bu nedenle önce her adımın fiilini, ardından adımlar arasındaki sıralama ilişkisini belirle. Dosyayı yeniden adlandırmak, belgeyi mesaja eklemek ve mesajı göndermek farklı eylemlerdir. Sıralama ifadeleri, bunların hangi düzenle yapılacağını gösterir.

Şu yönergeyi uygula: First, rename the file. Next, attach it to your email. Then, check the attachment. Finally, send the email. Eylemler sırasıyla rename, attach, check ve send fiilleridir. First, next, then ve finally ise bu eylemlerin görev içindeki yerini gösterir. Önce fiilleri ayıklamak, her adımda ne yapılacağını anlamanı. Sıralama ifadelerini onlarla eşleştirmek de eylemleri doğru sıraya koymanı sağlar.

Uygulama sırası

• İlk olarak, fiilleri yönergede göründükleri sırayla not et. Bu örnekte dosyayı yeniden adlandırma eylemi başta gelir. Çünkü First doğrudan bu eylemi işaret eder.
• Ardından, bir sonraki eylemi bul. Next, dosyayı e-postaya ekleme adımını yeniden adlandırmadan sonra yerleştirir.
• Sonra, sıradaki işleme geç. Then eki kontrol etme eylemini, ekleme işleminden sonra getirir.
• Son olarak, Finally ile belirtilen eylemi sona koy. Bu yönergede e-postayı gönderme, diğer üç eylemden sonra yapılır.

Bu adımlar yalnızca fiilleri listelemekten daha fazlasını yapar. Her fiili kendisini yerleştiren sıralama ifadesiyle eşleştirir ve böylece uygulanabilir bir sıra oluşturur. Bu ayrım, bir görev adımını başka bir adımla karıştırdığında özellikle işe yarar: eki kontrol etmek, eki mesaja eklemekle aynı eylem değildir. İkisi de ekle ilgili olsa da yönergede ayrı fiillerle verilir ve ayrı yerlerde bulunur.

Sırayı yeniden kurma

Bir üniversite görevi için dosya göndereceğini düşün. Ekranda yönergeyi okurken her eylemin yanına onu başlatan sıralama ifadesini yaz. Sonra ifadeleri değil, eylemleri uygulama sırasına göre düzenle. Böylece Finally sözcüğünün hangi işi sona taşıdığını fark eder ve onu yalnızca cümlenin sonunda durduğu için değil, anlamı nedeniyle doğru yere koyarsın.

Sıralama ifadesi olmayan bir cümleye ise otomatik olarak first ya da finally anlamı yükleme. Örneğin, Check the attachment. bir eylem bildirir ama kendi başına bunun önce mi sonra mı yapılacağını söylemez. Sıra için yönergenin diğer cümlelerine bak. Birden fazla eylemi bağlayan açık bir sıra işareti bulunmuyorsa, metinde verilmeyen bir sıralama ilişkisini varmış gibi kabul etme.

En sık yapılan karışıklık, bütün eylemleri yerine getirmeyi doğru sırada yerine getirmekle eş tutmaktır. Dört eylemin hepsini yapmak, sıra tersine döndüyse talimatı doğru uyguladığını göstermez. Örneğin dosyayı önce ekleyip sonra yeniden adlandırırsan, yönergede belirtilen sıra değişmiş olur. Her adımı uygularken ilgili fiili ve sıralama ifadesini birlikte kullanarak sıradaki eylemi doğrula.

Bu bağlantı, görev adımlarını doğrulama ve iş tamamlanma bildirimi ile de ilişkilidir, ancak bunların yerine geçmez. Adımları sıraya koymak, hangi eylemin ne zaman yapılacağını belirler. Bir adımı tamamladığını fark etmek, eylemin uygulanıp uygulanmadığını kontrol etmeye yardımcı olur. Görevin bittiğini bildirmek ise ayrı bir iletişim eylemidir. Burada temel karar, yönergede belirtilen sırayı koruyarak bir sonraki doğru eylemi seçmektir.

• Sıralama ifadeleri (first, next) sadece süs için kullanılır. Sequence markers are essential for instruction following as they dictate the chronological order of tasks.
• Yönergede 'Then, check the file' ifadesi geçiyorsa bu eylem ne zaman yapılır? 'Then' indicates a sequence step following initial actions.
• If the instructions say 'Finally, send the email', the word ___ marks the final action. 'Finally' is used to signal the completion of a sequence of actions.
• Yönergede Finally, upload the document. yazıyor. Bu eylem nereye gelir? Finally son eylemi işaretler. Dosyayı yükleme önceki belirtilen eylemlerden sonra gelir.
• Attach the file. tek başına ekleme sırasını kesin olarak belirtir. Bu doğru mu? Attach yapılacak eylemi söyler, ancak tek başına bu eylemin hangi sırada olduğunu belirtmez.

Bir yönergedeki belirsiz noktayı toplantıda sormak, eylemleri ve sıralarını belirlemene yardımcı olur. Şimdi her adımın istenen sonucu üretip üretmediğini de kontrol et.

Tamamlanmış işi ölçütlerle karşılaştırma

Görev adımlarını doğrulama, yapılacak eylemlerin yanına bakılabilir sonuç ölçütleri koymaktır. Bir adımı gerçekleştirmiş olmak, görevin tamamlandığını tek başına göstermez. Örneğin iki noktayı not etmiş olabilirsin, fakat yönerge konu başlığını da istiyorsa çıktı hâlâ eksiktir.

Buradaki ayrım, “Ne yaptım?” ile “Ortaya çıkan iş neyi içermeli?” arasındadır. İlk soru eylemi, ikincisi tamamlanma ölçütünü kontrol eder. Ölçüt, yönergede istenen ürünün belirli ve gözle görülebilir bir özelliğidir. “Notları iyi hazırla” belirsizdir. “Konuyu yaz ve iki önemli noktayı listele” ise kontrol edilebilir öğeler verir.

Ölçütleri yönergeden çıkarma

Bir toplantı notu görevi üzerinden ilerleyelim. Talimat şöyledir: “First, write the meeting topic. Then list two key points.” Burada eylemler write ve list sözcükleridir. Sıralama ifadeleri first ve then sözcükleridir. Tamamlanma ölçütleri ise konu başlığının yazılmış olması ve listede iki önemli nokta bulunmasıdır.

Yönergeyi uyguladıktan sonra çıktını bu ölçütlerle karşılaştır:

• Konu başlığı var mı?
• Önemli noktaların sayısı iki mi?
• Konu önce, noktalar sonra mı verilmiş?

Bu kontrol, talimat sırasını yeniden ezberlemek değildir. Sıra ifadeleri hangi eylemin önce geleceğini gösterir. Ölçütler ise son üründe hangi kanıtın bulunması gerektiğini gösterir. Her iki bakış da yönergeyi doğru uygulamaya yardım eder.

Ölçütü son üründe aramak

Diyelim ki notlarında konu başlığı yok, fakat iki önemli nokta var. İki eylemden birini yapmış olsan da yönergenin bütün ölçütlerini karşılamadın. Önceki örnekteki sıra da önemlidir: noktaları konu başlığından önce yazdıysan, istenen öğeler mevcut olsa bile düzen talimata uymayabilir.

Ölçütleri görünür hâle getirmek için yönergede istenen her ürünü ayrı ayrı işaretle. Zihninde yalnızca “notları aldım” demek yerine, çıktının içindeki kanıta bak. Başlığı metinde bul, listedeki noktaları say ve sıralarını yönergeyle karşılaştır. Bu yöntem özellikle toplantı veya derste not alırken kullanışlıdır. Çünkü daha sonra başka birinin notları okuyabilmesi için istenen bilgiler açıkça bulunmalıdır.

Bir ölçüt yönergede belirtilmemişse kendiliğinden yeni bir zorunluluk ekleme. Örneğin talimat iki önemli nokta istiyorsa, dört nokta eklemek daha iyi bir yanıt anlamına gelmez. İstenen sayı ve içerik yeterlidir. Buna karşılık yönerge “iki önemli nokta” diyorsa, aynı fikri farklı sözcüklerle iki kez yazmak iki ayrı noktayı karşılamaz. Öğelerin sayısını kontrol ederken gerçekten farklı bilgileri say.

Sıralama ve tamamlanma bildirimi

Görevi bitirmeden önce üç şeyi birlikte doğrula: istenen eylemler yapılmış mı, sıralama ifadelerine uyulmuş mu, tamamlanma ölçütleri son üründe görülebiliyor mu? Bu doğrulama, “iş tamamlandı” demeden önce eksik bir öğeyi fark etmeni sağlar. Tamamlanma bildirimi, kontrolün yerine geçmez. Yalnızca kontrol edilmiş işin durumunu aktarır.

Yeni bir durumda aynı ölçüt mantığını uygula. Bir ders toplantısı yönergesi şöyle olsun: “First, note the lesson topic. Then record two questions from the discussion.” Notlarında konu ve iki soru var, ancak sorular tartışmadan alınmamış. Kendi merak ettiğin iki soruyu yazmışsın. Sayı doğru olsa da içerik ölçütü karşılanmış mıdır? Kararını yönergedeki eylem ve içerik sözcüklerine dayandır. Ardından notlarda hangi kanıtı arayacağını açıkla. Böylece yalnızca adımları değil, tamamlanmayı belirleyen koşulları da yorumlamış olursun.

• Bir yönergede istenen sayı doğruysa içerik de mutlaka doğrudur. Sayı ölçütü tek başına yeterli değildir. Öğelerin yönergede istenen içerikten gelmesi de gerekir.
• “First, name the topic. Then give one example.” yönergesinde ne kontrol edilir? Doğru seçenek hem istenen iki öğeyi hem de first ve then ile belirtilen sırayı karşılar.
• “Then, add two details.” cümlesinde then hangi bilgiyi verir? Then bir sonraki eylemin önceki adımdan sonra yapılacağını gösterir.

İş Yerinde Görev ve Talimat Fiilleri

• delegate a task — Bir işi ekip arkadaşına devretmek
• prioritize workload — İş yükünü önem sırasına göre dizmek
• look over a draft — Bir taslağı dikkatle inceleyip gözden geçirmek
• keep someone updated — Gelişmelerden birini sürekli haberdar etmek

Talimatın anlamı toplantıda netleşmişse, uygulama sırasında dikkatini istenen eylemlere ve bunların sırasına verebilirsin.

Tamamlanma bildiriminin amacı

Bir görevi bitirdiğinde yalnızca işi yaptığını söylemek yetmez. Kısa bir bildirim, karşı tarafa görevin tamamlandığını ve hangi işin bittiğini açıkça gösterir. Örneğin, dosyayı düzenleyip istenen biçimde kaydettikten sonra şöyle yazabilirsin: I have completed the file and checked the final version. Bu cümlede tamamlanan iş ve son kontrol birlikte belirtiliyor.

Bildirimi, görevin son adımı gibi düşün. Önce talimatın eylemlerini uygula, sonra ortaya çıkan sonucu ölçüte göre doğrula, en son durumu bildir. Böylece bildirim, yapılmamış bir işi tamamlanmış gibi göstermez.

Eylemden bildirime

Aşağıdaki akışta her bölüm bir sonrakine dayanak olur. Bir adımı atlamak, bildirimin güvenilirliğini zayıflatabilir.

Örneğin yönerge, bir formu doldurmanı, dosyayı belirli bir adla kaydetmeni ve sonra göndermeni istiyorsa, bu üç eylemi verilen sırada yap. Göndermeden önce dosyanın doğru adla kaydedildiğini kontrol et. Ardından şu kısa bildirim uygundur: I have completed the form, saved the file, and sent it. Eylemler sırayla belirtilince okuyucu neyin yapıldığını kolayca izler.

Görevi tamamlayıp durumu iletme

Aşağıdaki konuşmada Deniz, kendisine verilen görev talimatını tamamlar ve durumu ekip arkadaşına bildirir.

Bu konuşmada Deniz önce talimat sırasını izler, sonra her adımın doğru yapıldığını doğrular ve en sonunda tamamlanma bildirimini net biçimde iletir.

Bildirimi güvenilir kılmak

Bildirimin uzun olması gerekmez. Ancak kapsamı belirsiz bırakmamalıdır. Done. tek başına hangi görevin bittiğini söylemez. The form is complete, and the saved file has been checked. ise tamamlanan işi ve kontrol edilen sonucu açıklar.

Yanlış: I sent the file. ifadesini, talimat dosyayı önce belirli bir adla kaydetmeni istiyorsa, kontrol yapmadan kullanmak. Bu bildirim gönderme eylemini söyler ama önceki adımların doğru yapıldığını kanıtlamaz.

Doğru: İstenen sırayı tamamla, sonucu yönergedeki ölçütle karşılaştır ve yalnızca gerçekten biten işleri bildir. Bir adım tamamlanmadıysa, tüm görevin bittiğini söyleme. Böylece talimat sırasını izleme, görev adımlarını doğrulama ve iş tamamlanma bildirimi tek bir tutarlı uygulamada birleşir.

Sıradaki konu, bu açıklık ve kanıt yaklaşımını başvuru ve görüşme yanıtlarında kullanmaya geçiş yapar. Daha önceki toplantı çalışmasını hatırla: Talimattaki belirsiz bir noktayı uygulamaya başlamadan önce nasıl sorardın, bugün öğrendiğin hangi kontrol adımı yanıtını destekler?

• Bir işi bitirmeden tamamlandığını bildirmek güvenilir midir? Bildirim, gerçekten tamamlanan işi yansıtmalıdır. Aksi hâlde yapılan eylem ile söylenen durum uyuşmaz.
• Dosyanın doğru adla kaydedildiğini nasıl açıkça bildirirsin? Bu seçenek hem yapılan işi hem de son kontrolü açıkça bildirir. Diğerleri dosya adını veya kontrolü belirtmez.
• Görevi bitirip sonucu kontrol ettikten sonra kısa bir ___ gönder. Tamamlanma bildirimi, biten işi ve doğrulanan sonucu karşı tarafa açıkça aktarır.
• Bir görevi bitirdiğinde sadece Done. demek yeterlidir. Done. hangi görevin bittiğini söylemez. Tamamlanan işi ve kontrol edilen sonucu açıkça belirtmek gerekir.
• Talimat 'formu doldur, kaydet, gönder' diyorsa, doğru bildirim hangisidir? Bildirim, talimat sırasındaki tüm eylemleri doğru sırayla ve tamamlanmış olarak belirtmelidir.