İlk İş Sohbeti

Toplantı öncesi rahat ve samimi profesyonel sohbet atmosferini yansıtır.

Adını ve görevini zaten tanıtabiliyorsun. Şimdi bu bilgileri kısa bir iş sohbetine bağla.

Açılış, yanıt ve devam

Sohbet açılışı, ortak bir iş ortamına bağlı, yanıtlaması kolay bir sorudur. Sergideki bir etkinlik, ortak bir proje veya o günkü çalışma gündemi uygun başlangıç noktaları olabilir. Önemli olan etkileyici bir cümle kurmak değil, karşı tarafın rahatça yanıt verebileceği bir konu seçmektir.

Sohbetin akışını şu üç parçayla incele:

• Açılış: How are you finding the event?
• Yanıta bağlı takip sorusu: Which projects have caught your attention?
• Sıra alma ve karşılık verme: What brings you to the showcase?

İkinci soru, Alex’in etkinlikte ne yaptığını söylediği için anlamlıdır. Konu birdenbire değişseydi, örneğin Do you like your phone?, sohbetin bağı zayıflardı. Takip sorusu, önceki yanıtla aynı konuya veya o yanıtın doğal olarak açtığı yeni bir noktaya bağlanır.

Bir yanıt konuşmayı kendiliğinden bitirmez. Yanıtı kısa bir ilgi ifadesiyle kabul edebilir, sonra onun içindeki bir ayrıntıyı sorabilirsin. Örneğin Alex I’m here to learn about the student projects. derse, Which projects have caught your attention? sorusu “projects” ayrıntısını izler. Bu, yanıtı gerçekten dinlediğini gösterir.

Söz sırasını paylaşmak

Sıra alma ifadeleri, konuşmanın yalnızca soru-cevap dizisi gibi duyulmasını önler. Önce kısa bir yanıt ver, sonra karşı tarafa soru yönelt. Böylece konuşma sırası doğal biçimde el değiştirir:

1. What brings you to the showcase?
2. I’m here to meet the project teams. What about you?

What about you? kısa bir sıra devri sağlar. Ancak tek başına her zaman yeterli içerik taşımaz. Karşı tarafın yanıtı belirgin bir ayrıntı içeriyorsa, genel bir soru yerine o ayrıntıyı izleyen soru daha ilgili olur.

Bir iş sohbetindeki yanıta uygun takip soruları ve sıra alma ifadeleri kullanarak en az dört repliklik bir konuşmayı sürdürebilirsin. Bir sonraki örnekte, yanıttaki hangi ayrıntının takip sorusuna yön verdiğini incele.

What about you?

Ya sen? Peki ya siz?

• Bir meslektaş “I’m exploring the new product range” derse, “Which products interest you?” konuya bağlıdır. Doğru mu? Soru, yanıttaki “product” ayrıntısını izlediği için sohbet bağını korur.
• “I’m attending the client presentation.” yanıtından sonra hangi soru en ilgili devamdır? İlk seçenek, yanıtın içindeki sunum konusunu takip eder. Diğerleri konu dışına çıkar veya gereksiz kişisel bilgi ister.
• Yanıtı aldıktan sonra sıra devretmek için uygun ifade: I’m here to observe the demo. ___? Bu kısa ifade karşı tarafa konuşma sırasını verir. Sohbetin konusuyla ilgili kalmak için yanıtı dikkatle dinle.

Nötr Açılış -> Aktif Dinleme -> İşe Köprü kurma metodolojisini infografikleştirir.

Öz tanıtım ve görev bilgisi, karşı tarafın yanıtındaki ayrıntıları anlamlandırmak için ortak bağlam sağlar.

Yanıttaki ayrıntıyı izlemek

Bir takip sorusu, karşı tarafın az önce verdiği bilgiden yeni bir sohbet adımı çıkarır. Amaç, önceden hazırlanmış herhangi bir soruyu sormak değil, yanıtın içindeki bir ayrıntıyı seçip onu doğal biçimde açmaktır. Böylece konuşma, iki kişinin sırayla bilgi paylaşmasına dönüşür.

İlk iş sohbetinde bu bağlantıyı üç adımda kur:

1. Yanıtı dinle ve belirgin ayrıntıyı seç. Kişi ekibinden, yaptığı işten veya iş yerindeki deneyiminden söz edebilir. Her ayrıntıyı aynı anda takip etmeye çalışma. Sohbeti sürdürmeye en elverişli olanı belirle.
2. Soruyu seçtiğin ayrıntıya bağla. Ekipten söz edilmişse ekip hakkında, bir görevden söz edilmişse o görevin nasıl yürüdüğü hakkında sor. What does your team work on? gibi bir soru, ekip bilgisini izler. Do you like coffee? ise yanıt kahveden söz etmiyorsa konuya bağlanmaz.
3. Yanıt için alan aç ve kendi yanıtını da düşün. Kısa bir takip sorusu, karşı tarafa konuşma alanı verir. Ardından kendi deneyiminden kısa bir bilgi ekleyebilir veya konuşma sırasını karşı tarafa bırakabilirsin. Daha önce karşılaştığın açılış ve sıra alma ifadeleri burada sohbetin akışını destekler. Yeni sorunun yönünü ise yanıtın içeriği belirler.

Bir iş sohbetinde bağlantıyı izlemek

Aşağıdaki konuşmada Alex’in cevabındaki “product team” ve “launch” ayrıntıları sonraki sorulara yön verir. Sorular konu değiştirmek yerine önceki cevabı biraz daha yakından inceler.…

Önceden öğrendiğin ad ve görev bilgisi, iş sohbetinde ortak bir bağlam kurar. Şimdi bu bağlamın konuşma sırasını nasıl taşıdığına odaklan.

Yanıtı yeni bir konuşma sırasına bağlamak

Bir iş sohbetinde konuşma sırası, yalnızca kimin konuştuğuyla değil, yanıtın nasıl devam ettirildiğiyle de anlaşılır. Bir kişi soruyu yanıtladıktan sonra diğer kişi, yanıtın içinden bir ayrıntıya yönelir, uygun bir takip sorusu sorar ve karşı tarafın yeniden konuşmasına alan açar. Böylece konuşma, art arda dizilmiş bağımsız cümleler gibi değil, ortak bir konu etrafında ilerler.

Sohbet açılışları bu akışı başlatır. Takip soruları konuya derinlik katar. Sıra alma ifadeleri ise konuşmacı değişimini doğal kılar. Bunlar aynı işi yapmaz. Açılış yeni bir konuşma başlatabilir, takip sorusu mevcut yanıtı genişletir, sıra alma ifadesi ise sözü kimin sürdüreceğini belirginleştirir. Bir iş etkinliğinde, karşı tarafın sunumundan söz etmek bu üç işlevi birbirine bağlayabilir.

İşlevleri birbirinden ayırmak

İlk örnek iş ortamına uygun bir konu açar. İkinci örnek, duyulan bilgideki “design team” ayrıntısını izler. Üçüncü örnekte konuşmacı önce yanıtı kabul eder, sonra ilgili bir soru sorarak sözü karşı tarafa verir. Buna karşılık, konudan kopuk bir soru sohbeti devam ettiriyor gibi görünse de önceki yanıtı dikkate almadığı için ortak akışı zayıflatır.

Konuşma sırasını adım adım kurmak

Aşağıdaki konuşmada Maya proje sergisinde yeni bir iş bağlantısıyla konuşuyor. Dikkat et: Her yeni sıra, önceki repliğe dayanıyor. Konuşmacı değişikliği de cevaplanabilir bir soruyla açık hâle geliyor.

İlk replikte Maya bir açılış sorusu seçiyor. İş sergisi, iki kişinin de bulunduğu ortamla ilişkili olduğu için konuşmaya giriş noktası oluyor. Alex’in yanıtında iki bilgi var: bir sunum yaptığı ve sunumun müşteri anketiyle ilgili olduğu. Maya ikinci sorusunda genel olarak “Sunumun nasıl?” diye tekrar sormuyor. Yeni bilgideki anket amacını izliyor. Bu seçim, konuşmanın gerçekten dinlenerek sürdüğünü gösteriyor.

Alex’in sonraki yanıtı müşterilerin ihtiyaçlarını öğrenmek istediklerini açıklıyor. Maya’nın üçüncü repliği önce yanıtı kabul ediyor, ardından sonuçlarla ilgili yeni bir soru soruyor. Böylece kısa bir tepki, konuşmanın kapanışı olmak zorunda kalmıyor. Sorunun yeni olması da tek başına yeterli değil. “müşteriler neye ihtiyaç duyuyor?” konusundan ekip için şaşırtıcı bir sonuca geçmek, aynı iş bağlamında kalıyor.

Sık rastlanan hata, her yanıtın ardından rastgele bir soru eklemektir. Örneğin anket yanıtından sonra What is your favorite holiday? diye sormak dilbilgisi açısından doğru olabilir, fakat önceki bilgiyle anlam ilişkisi kurmaz. Başka bir hata da yalnızca That sounds interesting. deyip durmaktır. Bu tepki naziktir, ancak karşı tarafa devam etmesi için açık bir davet sunmaz. Kısa bir kabul ifadesini ilgili bir soruyla tamamlamak akışı korur.

Sıranın değiştiğini sınamak

Yeni bir iş sohbetinde biri şöyle yanıt versin: Our team is preparing a short product demonstration. Sonraki konuşmacı önce gösterimle ilgili bir ayrıntıya yönelip Which feature will you demonstrate first? diye sorarsa, önceki yanıtı izler ve sözü karşı tarafa bırakır. Ardından gelen That sounds great. tek başına aynı işi yapmaz. Olumlu tepki verir ama konuşmayı ilerletecek bir soru içermez.

Bir takip sorusu her durumda gerekli değildir. Karşı tarafın yanıtı açıkça konuşmayı bitiriyorsa veya ortamda zaman kısıtlıysa, kısa bir teşekkürle konuşmayı kapatmak uygun olabilir. Ancak amaç sohbeti sürdürmekse, sorunun yanıtın bir ayrıntısına dayanıp dayanmadığını ve karşı tarafın cevap vermesine imkân tanıyıp tanımadığını kontrol et. Bir sonraki alıştırmada, benzer seçenekler arasından yanıtla en güçlü bağı kuran soruyu ayırt edeceksin.

• Bir yanıt sonrası yalnızca olumlu tepki vermek, her zaman sözü açıkça devreder. Olumlu tepki nazik olabilir, ancak devamı davet eden ilgili bir soru yoksa konuşma sırasını açıkça karşı tarafa taşımaz.
• Bir ekip sunum yaptığını söylüyor. Hangi yanıt önceki bilgiyi izleyip sözü devreder? İlk seçenek sunumun bir ayrıntısını sorar ve konuşmacıya yanıt verme alanı açar. Diğerleri ya konu dışıdır ya da devam daveti içermez.
• Our team tested the new app. Yanıtı izleyen kısa soru: What did users think of the ___? App, önceki yanıttaki ürünü izler. Başka bir konuya geçmek bağlantıyı koparır.

Ad ve görev bilgisini kısa bir iş sohbetinde zaten paylaşabiliyorsun. Şimdi karşı tarafın verdiği ayrıntılardan hangisinin konuşmayı doğal biçimde ilerleteceğini ayırt et.…

Ad ve görev bilgisini daha önce öğrendiğin biçimde paylaşabiliyorsun. Şimdi bu bilgilerin sohbetin sonraki sırasına nasıl zemin hazırladığını hatırla.

Replikler arasındaki bağlantı

Dört repliklik bir iş sohbeti, dört ayrı cümleyi yan yana koymak değildir. Her yanıt bir sonraki repliğe malzeme verir. Açılış ortak bir konu kurar, takip sorusu yanıtın içindeki ayrıntıyı izler, sıra alma ifadesi ise yeni konuşmacıya yer açar.

İlk replikteki açılış, iş ortamındaki ortak konuya yönelir. İkinci replikte Jordan, hazırladığı panodan söz eder. Maya’nın sorusu genel bir sohbet sorusu değildir. Doğrudan “müşteri geri bildirimi” ayrıntısını takip eder. Böylece takip sorusu, karşı tarafın yanıtındaki belirli bir noktaya bağlanır.

Dördüncü replikte Jordan yeni bir ayrıntı verir: yorumlar yeni tasarımla ilgilidir. Maya önce kısa bir tepkiyle bu bilgiyi kabul eder, ardından konuşma sırasını bir teklif aracılığıyla Jordan’a bırakır. Bu sıra alma ifadesi, konuyu aniden değiştirmeden karşılıklı konuşmayı sürdürür. Son replikte Jordan teklifi kabul edip yeni bir soru sorar. Konuşma böylece tek taraflı bir sorguya dönüşmez.

Açılış: How is the project showcase going? → Yanıttaki ayrıntı: müşteri geri bildirimi panosu → Takip sorusu: What kind of feedback are you including? → Yeni ayrıntıya tepki ve sıra devri: That sounds useful. Would you like to hear...? → Karşılıklı devam

Yanlış: Yanıtla ilgisi olmayan yeni bir konuya geçmek, takip sorusunu kopuk hissettirir. Sadece kapalı bir yanıt vermek de karşı tarafa devam edecek belirgin bir ipucu bırakmayabilir.

Doğru: Yanıttaki bir ayrıntıyı seç, onun hakkında soru sor ve uygun olduğunda kısa bir tepkiyle kendi konuşma sırasını karşı tarafa bırak. Dört repliği incelerken şu bağı ara: “Bu soru, hemen önceki yanıtın hangi parçasına dayanıyor?” Bağ kurulamıyorsa takip sorusu muhtemelen ilgisizdir.

Önceki sorumluluk anlatımından hatırla: Bir kişinin işte ne yaptığına dair hangi bilgi, bu sohbette doğal bir takip sorusuna konu olabilir? Yanıtını yeni bir öz tanıtım kurmadan düşün. Sonraki konuya geçerken aynı konuşma becerisi, günlük ofis iletişimindeki kısa etkileşimlerde de işe yarayacak.

Kendi kendine şu soruyu yanıtla: Bir yanıtın içinden takip sorusu kurarken hangi ayrıntıyı seçmenin daha kolaylaştığını fark ettin, hangisi hâlâ belirsiz?

• Bir takip sorusu, önceki yanıttaki ayrıntıyla bağlantı kurmalıdır. İlgili ayrıntıyı izlemek konuşmanın tutarlı ilerlemesini sağlar. Ilgisiz soru konu bağını koparır.
• Yanıt yeni bir ürün tasarımından söz ederse hangi devam daha uyumludur? İlk seçenek, yanıttaki tasarım ayrıntısını takip eder. Diğerleri iş sohbetindeki mevcut konuyla bağ kurmaz.
• Kendi katkını sunup sözü karşı tarafa bırak: Would you like to hear ___? Bu teklif, konuşmaya yeni bir katkı sunarken karşı tarafa yanıt verme ve sırayı alma fırsatı verir.