Okur ve Amacı Belirleme
Kısa bir e-postayı okuyan kişi, ilk cümleden gönderenin ne istediğini ve neden ona yazdığını anlayabilir mi?
Konu satırından kapanışa kadar kurumsal yazışma düzeni
A Message to the Tutor
Mina needs to ask her university tutor about a missed seminar. She writes a short email before her afternoon class.
She begins with “Dear Dr Lewis,” and quickly explains her reason for writing. She asks whether she can receive the seminar notes.
She closes with “Kind regards” and her name. Dr Lewis can see who the message is for and what Mina needs without searching through a long story.
Okur ve yazma amacı
Mina’nın örneğinde okur, öğretim görevlisi Dr. Lewis’tir. E-postanın amacı ise seminer notlarını istemektir. Bu iki bilgi, ilk cümlenin nasıl kurulacağını belirler. Bir arkadaşına yazarken kullanacağın rahat bir ifade, öğretim görevlisine yazılan mesaj için uygun olmayabilir.
Bir e-postayı yazmadan önce kendine iki soru sor: Kime yazıyorum? ve Bu kişiye neden yazıyorum? Yanıtlar net değilse, açılış da belirsiz kalabilir. Örneğin, yalnızca I have a question. demek, konuyu başlatır ama okura hangi konuda yazdığını söylemez. I am writing to ask for the notes from Monday’s seminar. ise amacı doğrudan açıklar.
Bu derste bir e-postanın amacını ve okurunu belirleyerek uygun bir açılış ve amaç cümlesi yazabileceksin. Önce okurla arandaki ilişkiyi düşün, ardından mesajın nedenini kısa ve anlaşılır biçimde belirt.
Açılış ve kapanışın okura etkisi
Hitap, mesajın kime yöneldiğini gösterir. Kapanış ise mesajı uygun bir tonda tamamlar. Resmî bir üniversite e-postasında, alıcının adı biliniyorsa Dear Dr Lewis, gibi bir hitap kullanılabilir. Alıcının unvanı bilinmiyorsa, doğru unvanı tahmin etmek yerine daha genel bir hitap seçmek daha güvenlidir.
Kapanış da ilişkiye uymalıdır. Kind regards, ve Best wishes, pek çok nazik e-postada kullanılabilir. Ardından gönderen adını yazar. Hitap ya da kapanış tek başına amacı açıklamaz. Okura yalnızca iletişimin tonuyla ilgili bir ipucu verir.
| Durum | Hitap | Amaç cümlesi | Kapanış |
|---|---|---|---|
| Öğretim görevlisine seminer notlarını sorma | Dear Dr Lewis, | I am writing to ask for the seminar notes. | Kind regards, |
| Arkadaşa ders notlarını sorma | Hi Alex, | I’m writing to ask for your notes. | Best, |
Resmî dil seçimi
Resmî dil seçimi, mesajın okuruna göre sözcük ve ifade belirlemektir. Öğretim görevlisine yazarken tam cümleler kur ve isteğini nazikçe belirt. Arkadaşına yazarken daha samimi hitap kullanabilirsin. Bu, her resmî e-postanın ağır ya da uzun olması gerektiği anlamına gelmez. Açık ve kısa bir amaç cümlesi çoğu zaman yeterlidir.
Sık yapılan hata, samimi bir açılışı resmî bir okura yöneltmektir. Örneğin, Hey mate, bir yakın arkadaşına uygun olabilir. Fakat öğretim görevlisine yazılan mesajda fazla samimi durabilir. Tersine, yakın bir arkadaşa gereğinden resmî hitap etmek mesafeli bir izlenim yaratabilir. Seçimini alıcıya göre yap, sonra ilk cümlede mesajın amacını açıkla.
Bir sonraki adımda, konu satırını ve isteğini birbiriyle uyumlu hâle getireceksin.
- Bir e-postanın amacı, okurun kim olduğundan bağımsız olarak seçilir. Amaç cümlesi mesajın neden gönderildiğini, hitap ise kime yöneltildiğini gösterir. Ikisi de bağlama uygun olmalıdır.
- Bir öğrenci, laboratuvar danışmanından randevu istemek için hangisiyle başlamalı? Danışmana yönelik hitap, okurla ilişkiye uygun ve nazik olmalıdır. Kapanış ifadesi açılış yerine kullanılamaz.
- Danışmana yazılan e-postada amacı doğrudan belirten cümleyi seç: I am writing to ___ a meeting. Request a meeting, mesajın amacını açıkça bildirir. Yalnızca selam vermek amacı açıklamaz.