Okurun Bilmesi Gerekenler
Ders başlamadan arkadaşın yalnızca “I’m in the library” yazıyor. Nerede olduğunu biliyorsun, ama ne yapman gerektiğini bilmiyorsun. E-posta yazarken okuru ve amacı düşünmüştün. Olayları anlatırken de sıralamayı korumuştun. Şimdi aynı dikkati, kısa bir mesajda okurun ihtiyaç duyduğu bilgiye yönelt.
Kısa, net ve hedefe odaklı memo yazımı
Bu kartın sonunda günlük bir iletişim durumu için gerekli bilgiyi ve eylemi açıkça belirten kısa bir mesaj yazabileceksin.
Okurun ihtiyaç duyduğu bilgi
Mesajın ana bilgisi, okurun durumu anlaması ve gerekeni yapması için zorunlu olan parçalardır. Örnekte Deniz, yalnızca slaytları getirmesini istemiyor. Elif’in hangi slaytları getireceğini, nereye ve ne zamana kadar götüreceğini de belirtiyor.
Bir mesajı incelerken şu ayrıntıları ayırt et:
- Bağlam: Mesaj hangi ders, kişi ya da etkinlikle ilgili?
- Eylem: Okur ne yapmalı?
- Gerekli ayrıntı: Eylem nerede, ne zaman veya hangi şeyle ilgili?
Her mesajda bu ayrıntıların hepsi gerekmez. Ancak çıkarılan bir bilgi, okurun eylemi doğru yapmasını engelliyorsa mesaj eksiktir. Örneğin, yalnızca “Bring the slides.” demek, hangi slaytların ve nereye getirileceğini açıklamayabilir.
Kısa ama tamamlanmış dil
Kısa dil kullanımı, her cümleyi olabildiğince kısaltmak değildir. Amaç, aynı bilgiyi tekrarlayan veya eyleme katkı sağlamayan sözleri çıkarmaktır. Bir mesajı kısaltırken önce ana bilgiyi koru. Sonra okurun anlayabileceği bağlamı ve gerekli ayrıntıları kontrol et.
- Uzun açıklamayı değil, eylem için gereken bilgiyi tut.
- Anlamı değiştirmeyen tekrarları çıkar.
- Kısa yazacağım diye okurun zaten bildiğini varsayma.
Örneğin, “Please bring the printed slides to Room 204 by 1:30 PM.” kısa ve nettir. Buna karşılık “Bring them soon.” daha kısa görünür, ancak “them” sözcüğünün neyi anlattığı ve “soon” ifadesinin hangi zamanı belirttiği belirsiz kalabilir.
Eylemi açıkça belirtmek
Notta eylem bilgisi, okurun yapması gereken işi doğrudan göstermelidir. “The slides are on my desk.” bir konum bildirir, ancak okura ne yapacağını söylemez. “Please pick up the slides from my desk before class.” ise eylemi ve gerekli zamanı açıklar.
Yazdığın mesajı üç açıdan incele: Okur durumu anlayabiliyor mu? Yapacağı eylem açık mı? Eylemi yerine getirmek için gereken yer, zaman veya nesne belirtilmiş mi? Bir unsur eksikse, yalnızca o bilgiyi ekle. Ilgisiz ayrıntılarla mesajı uzatma.
- Kısa mesaj yazarken tüm ayrıntıları silmek mesajı daha etkili kılar. Mesajda okurun eylemi yapması için gereken yer, zaman ve nesne gibi zorunlu ayrıntılar mutlaka kalmalıdır.
- Hangisi net bir eylem bildirir? Please return the book by Friday cümlesi okurun yapması gereken eylemi ve süreyi açıkça belirtir.
- Mesajda okurun yapması gereken işi gösteren kısma ___ bilgisi denir. Notlarda veya kısa mesajlarda okurun yapacağı işi doğrudan belirten kısım eylem bilgisidir.
- “Meet me there soon” mesajında hangi bilgi belirsiz kalabilir? “There” yeri, “soon” ise kesin zamanı belirtmez. Okur buluşmaya nasıl hazırlanacağını çıkaramayabilir.
- Bir arkadaşından notları alması isteniyor. En açık kısa mesaj hangisidir? Bu seçenek eylemi, alınacak şeyi, yeri ve zamanı birlikte verir. Diğerleri eylemi ya da gerekli ayrıntıyı eksik bırakır.
A Message Before Class
Elif is in the library with her course group. Their presentation starts at two o’clock. Deniz sends a short message: “Please bring the printed slides to Room 204 by one thirty.” Elif knows where to go, what to bring, and when to arrive. She replies, “I’ll bring them.”
Uyarı
Bir mesajdaki sözcük sayısını azaltmak tek başına başarı değildir. Kısaltma, okurun gerekli bilgiyi çıkarmasına yol açıyorsa mesaj işlevini kaybeder.
Kişisel mesajlar ve ofis içi kısa bilgilendirmeler